出勤簿の簡単な手作り方法や作り方・DIY・レシピ

出勤簿の簡単な手作り方法や作り方・DIY・レシピ

出勤簿はなぜ必要なのでしょうか?言わずと知れた従業員の就業状況を把握するため、毎月の出勤状況を管理するためには必要です。当然に出勤や労働時間に応じて、給料計算に反映しなければなりませんから、従業員にとっても重要なものです。同時に管理する側の責任としても必要な物ですから、経営管理の一環として要求されることにもなります。あとで雇用関係や労働条件によってモメゴトを起こさないためにも必要なマネジメント能力として、業務管理責任者として雇用責任問題に発生することがないようにしておくべきために出勤簿は必要になります。通常は簡単なやり方として、タイムカードで出勤日の出社・退社時間を記録することが多いです。機械に頼らず、アナログ式出勤簿に出社したとき、判子を押すというやり方でももちろん構いません。時間給で雇用契約している場合は、就業時間の管理をしなければ従業員の給与も簡単に計算できず、始業時間と終業時間範囲で管理するためにも必要です。正社員など月給で雇用している場合、始業と終業の時間管理はもちろん必要ですが月給制ですから給料は毎月一定額になります。問題は、残業代が発生したときの対処・計算方法について出勤簿は計算の根拠となります。

出勤簿を作る事の楽しさ

DIYとして専門家に任せて作るより、事務屋の意地を見せたいところもあり、手作りで簡単に作ろうと思えば作れるところに楽しさがあります。なんでも人任せにするとどのような仕事でも楽しさは減殺してしまいます。自分のことは自分で作ろうという精神は業務を向上に導いてくれるときがあります。どちらかというと従業員のためと思うならば、経営管理をきっちりしなければ従業員の信頼もモチベーションも下げてしまいます。経営形態のなかで、経営者自身や経営幹部クラスが作っても良いわけですが、有能な事務員に作ってもらうか、土台を作らせあとで手直しを入れたりすることができます。専門業の人に任せてしまうと、大抵は社会保険労務士事務所に依頼することになりますが、決まったフォームで出勤簿が登場してきます。当然、作り方は自由ですから事務所によってフォームは異なってきますし、簡単に必要な要件さえ記録されていれば良いわけですから様式決定は各々が自由になっています。あまりに業務が忙しすぎると専門家に依頼することになりますが、専門家に依頼しなければならないという決まったルールは存在しませんから、自分で作る楽しみは味わうことはできます。ある意味で事務仕事特有の面白く楽しいところですから、作り方は表を作成するみたいなものです。

出勤簿を作る際に用意する物

アナログ的な文書も結局は手作りで出来ますが、あとで修正が簡単なデータ化して作成するために、簡単にできるパソコンは絶対必要になります。作り方として、エクセルやワードで表式を作ればいいわけですから、基本操作くらいは事務員はできるということが前提です。そして、従業員から判子を責任をもって預かる必要があります。もちろん三文判で十分ですから、作成終了後に返却しなければなりません。そして出勤簿の根拠となるタイムカードは設置しておいたほうが安全ですから、管理された一か月分の従業員のタイムカードを用意します。次に参考にしたい出勤簿のフォームは、インターネットのホームページで厚労省や社会保険事務所、事務関連の基本様式を扱う情報ページを参考にします。少なくても、データ化するときにはフリーで使えるかどうかを確認しておく必要があります。PDF形式ですと、プリントアウトはできても、データ情報として基本表式が使いこなせませんから、エクセルかワードでデータ情報を自分で置きかえなければいけません。簡略化したり細かくしたりすることも可能ですが、出勤簿についてはあまり細かくすると、あとで見づらくなりますから注意が必要です。ついでに賃金台帳を作ろうと思っても、やれないことはないという結果も導き出せます。出勤簿があれば、賃金台帳があって然るべきですから。

出勤簿の作り方の手順

まずは、出勤簿に必要な要件を確認します。会社名、従業員の氏名、一カ月分の日付けと曜日(カレンダーになります)、始業時間と終業時間、従業員の判子を押す欄です。最低要件さえ具備されていたら十分です。次に様式を決定します。好みによりますが、通常、一日の欄は横書きで確認するようにします。月分は表題に設定しますから、?日〇曜、△△時~◇◇時、勤務時間数、判子欄、とします。1日から月末までを縦書きにします。休日は業務命令が無い限り出勤しませんから、空欄か斜線にしておく必要があります。△△時~◇◇時はタイムカードを基本として、データ入力を行います。大事なことは、始業時間が何時からかです。就業規則が普通の企業はどこでもありますから、始業時間より早く出勤する従業もいるかもしれないことがあります。しかし始業時間から勤務時間として認定されますから、給与の基本計算に組み込まれています。従業員と雇用主側の契約と就業規則について互いに同意していることが大前提になります。そして一カ月間の出勤簿を作ります。一番下の欄は、働いた日数、合計労働時間として一カ月分の集計結果が出ることになります。従業員から預かった判子は、了解のもとに預かっているわけですから、出勤簿の押印欄に判子を押します。丁寧にやりたければ、一カ月分の出勤簿確認を従業員に直接確認、押印してもらう方法もあります。注意すべきことは、締日と給与支払日がズレるということは常識ですから、すでに就業規則などで確認済みということになります。

出勤簿の作り方のまとめ

人任せに作るより自分で手作り感覚で作ったほうが楽しいです。ホームページなどを参考にして、独自に作成することもできます。表式を作ることの楽しさは、すでに有りき、ではなく自ら作り上げるところにあります。同時に表作成の作り方として、エクセルやワードのスキルも上達できることになります。作り方として、少なくても必要最低限の要件だけは備えておかなければなりませんから、会社名、従業員名、日付、曜日、始業時間から終業時間、あとで確認印をもらうための記入欄、が必要です。そして勤務時間については、タイムカードを根拠とするため、タイムカードをきっちり管理しておき、直近の出勤簿作成に必要なカードを見て勤務時間を入力します。勤務時間は給料の根拠計算にありますから、給料計算のミスは御法度ですからよく注意することは必要です。そして給料の台帳を賃金台帳と呼びますが、出勤簿がなければ賃金台帳は作成できない仕組みになっています。結局、何のための管理職かということにもなるわけで、倦怠管理だけをしていれば良いというものではなく、仕事してもらった分は当然従業員側に賃金として支払う義務が発生します。出勤簿もタイムカードもない会社で従業員を雇っているとしたら、ブラック扱いされますので、従業員の信頼を損ねかねないと同時に、社会性として経済活動に参加する信用も落とすため出勤簿はとても重要になります。

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