エクセル勤務表の簡単な手作り方法や作り方・DIY・レシピ

エクセル勤務表の簡単な手作り方法や作り方・DIY・レシピ

エクセルで勤務表を作成すると、勤務時間などの計算間違いもほとんどなくなりますので、手書きで勤務表を作成するより効率がいいと言えます。作り方はエクセル初心者でも簡単で、難易度の高いものではありません。従ってエクセルの得意な人に聞いて作成すれば比較的簡単に覚えることが出来ます。会社などの勤務表に記載された時間は、それを基に勤務表を管理している人事部などが社員1人1人の残業時間や労働時間を計算します。その際、間違いがあれば給料の額にも影響してしまいます。もちろん、記載する社員1人1人が十分に注意して間違いの内容に記載すればいいのですが、手書きの場合は電卓をたたく際に数量をミスしてしまうなどで、どうしても間違いが起きてしまうものなのです。しかしこれをエクセルに変えますと、間違いの数は飛躍的に減少すると言えます。エクセルは毎回同じ計算式を使う場合は一回入力した関数や計算式をコピーして使うことが出来ますのでそういったことが可能になるのです。勤務時間表の場合、計算するのは日々の労働時間と1か月累計の労働時間、さらには残業時間程度でしょうから、コピーする式も少なくていいのです。こういった表の手作り方法は容易で、3日くらい教えてもらえば初心者でも簡単に作成できるのです。

エクセル勤務表を作ることの楽しさ

エクセルで勤務表を作ることが出来た場合、一旦作成してしまえば今まで膨大な時間をかけて計算していたことが一瞬で出来ることに驚愕する方も多いです。1か月の勤務日を20日としますと、その20日の労働時間をいちいち電卓で計算しなくて済むようになります。1日分の計算式を作成してしまえば、残りの行にはすべてコピーすればいいのです。また、累計の労働時間や残業時間も計算式を入れてしまえば一瞬で計算されます。従って、エクセルで勤務表を作成することは、業務を効率的にするために非常に効果的であると言えます。作成の手順としては、まず縦に日にちを入力します。そして横に始業時間と終業時間を打ち込める欄を設け、その隣に勤務時間を計算させる式を入力しておきます。こうすると各社員は毎日始業時間と終業時間を打ちこむだけでよくなります。そして各項目の一番下には合計の計算式を入力しておけば、総合計も自動で計算されます。エクセルの1シートを1か月として作成した方がまとめやすいので、月ごとにシートを分けて作成しておくことも悪くありません。同じ書式で作っておけば、例えば3か月の合計残業時間や勤務時間を確認する際も簡単に確認できるのです。

エクセル勤務表を作るのに用意する物

エクセルはマイクロソフト社のオフィスソフトのうち表計算を行うためのものです。表計算は用意されたセルに数字や計算式や関数を入れることで自動的に計算を行ってくれる便利なソフトですが、このセルが予め用意されている点と計算式や関数を利用できるという点から、単なる表計算のほかにもワープロソフトやDTPソフトとしても利用されています。 エクセルを使用するためにはパソコンが必要になります。またエクセルは単体では販売されておらず、オフィスソフトであるマイクロソフトオフィスを導入する必要があります。表計算そのものはそれほど複雑なソフトウェアではないためパソコンに関しては比較的、低スペックでも問題ありません。また最新バージョンの機能がなくても作れるため古いエクセルのバージョンでも利用することができます。なお、作成したものを印刷したい場合にはプリンターが必要になります。 また、このエクセルで簡単に作れるものとして勤務表があります。勤務表は勤務している人の勤務予定や勤務実績を記すものです。勤務表の種類としては勤務者一人ひとりのものと一定の部署の勤務状態を記すものがあります。エクセルで勤務表を作る場合には一から作るケースと予め用意されているテンプレートを利用する方法があります。

エクセル勤務表の作り方の手順

エクセルで勤務表の手作り方法としては、まずはどのような目的で作るのかを理解しておく必要があります。 一定の部署で部署に所属する人たちがその情報を共有するために作る勤務表の場合であれば、1ヶ月程度の曜日と勤務者の名前を書き、セルに勤務状態を書き込むことになります。この場合には記号を使うことで勤務時間を判別するようにできます。またエクセルの機能を使って、その曜日や、その人の1ヶ月または1日の勤務状態を数字で示すといった使い方も行うことができ、実際にどれだけの人が勤務に付いているのかを知ることができます。特にこのような勤務表はシフト勤務をとっている場合には有効に勤務状態の管理と業務に必要な人の確保を知ることができるメリットがあります。 また個人向けの勤務表としては、出勤日とタイムカードの時間、それに残業時間などの項目を作ります。この場合には実際に働いた時間を集計するのに使われるもので、エクセルの機能を使うことで簡単に1日または1ヶ月の勤務時間を集計することができるメリットがあります。 なお、エクセルで勤務表を作るさいにネックになるのが、その入力を自動化できないということで基本的に誰かが情報を収集し入力を行う必要があります。

エクセル勤務表の作り方のまとめ

エクセルで勤務時間表を作成することは、間違いの撲滅と大幅な業務時間短縮というメリットがあります。勤務時間や残業時間の記載は、間違っていますと間違った給料が支払われてしまうことになるのであってはならないことなのです。従って勤務表を手書き管理しているような会社では、社員の給与管理をしている部署の社員が、社員1人1人が出してきた勤務表をチェックするという作業が発生します。この作業を電卓で行うと膨大な時間がかかります。しかし、そういった悩みもエクセルで勤務時間管理をするようになると解消されます。こういった表をエクセルで作成することは簡単ですので、エクセル初心者でも比較的容易に作成できます。作成の際に使用する計算式もたし算とひき算の式だけですので、難易度は低いです。従って勤務表を手書き管理している会社は、これを機会に勤務表管理をエクセル対応に切り替える方がメリットが多いと言えます。エクセル作成になれば、その勤務データが積み重なってきますと、どこの部署の残業時間が多いのかなどの実態も容易に分析できるようになりますので、企業にとっては業務効率改善になってコスト削減が出来るというメリットもあるのです。

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