エクセルで表の簡単な手作り方法や作り方・DIY・レシピ

エクセルで表の簡単な手作り方法や作り方・DIY・レシピ

エクセルで表を作ることは、会社の書類などを作る際に必要なことと言えます。会社のレポートや報告書を作る際、文字ばかりの内容ですと、それを受け取った上司や会議出席者はなかなか内容を具体的に理解しにくいものです。しかし、具体的な数値データを表やグラフにして記載しておくと内容が理解しやすくなります。例えば夏の気温の上昇についての報告をする際も、文字で25度とか30度とだけ記載するよりも、10日間の温度の推移を表やグラフにした方が分かりやすいのです。前日比をパーセントにして示す場合も、エクセルで表を作った場合は簡単な数式を入れれば自動計算できるのです。しかも同じ計算式の場合、それをコピーすれば大量のデータでも一瞬にして計算が出来ます。従ってエクセルで表を作成する手作り方法は簡単でかつ短時間で作業が終了します。電卓を使って20個のパーセントを出していたものが、エクセルですと1つ式を入力すれば完了という訳です。従って時間短縮できたことで余った時間を分析の時間に多く充てることが出来ます。単純作業の時間短縮が出来ることはエクセルの強みと言えます。従って現代のビジネスマンにとってエクセルが使えることは必須のスキルとも言えます。

エクセルで表を作ることの楽しさ

エクセルで表作成をすることは、作る側にとっても大いにメリットがあります。文章だけでレポートや報告書をまとめようとしますと、文章表現を細かく考えなければなりません。言い回しなども難しく、なかなかそれを読んだ人に全容を理解してもらえない場合もあります。しかしエクセルで表作成をしてレポートや報告書に載せれば、作る側も文章を書く際に「詳細は表の1を参照」といった感じで記載しておけば作成しやすくなります。また、報告書の書面上も文章だけでなく簡単な表やグラフを載せるとすっきりと見やすくなるものです。そして、どういった箇所に表やグラフを載せれば見る側が見やすいかなどのレイアウトを考えることも、レポート作成を充実させる時間になるのです。レポートを作成して会議などに発表するからには、多くの人に自分の主張や提案を理解してもらいたいものです。従ってエクセルでの表作成のスキルを身につけて、見やすいレポートを書くようにならなければなりません。表にカラーを交えても見やすくなるものです。会議出席者は見やすい資料を好みます。特に多くの議題が提案される会議ですとコンパクトにまとまっていて承認されたいことが何なのかが明確に書かれているレポートがいいのです。

エクセルで表を作るのに用意する物

エクセルで表を作成する場合に簡単に手作りする為に用意するものがいろいろあります。 最初に、用意する物としては帳票に必要な物をピックアップします。 特にレシピとしてアンケートなどの行動を伴ってデータを集める場合には、アンケートのタイミングの時点で必要な項目を全て網羅していないと意図しない帳票やグラフを作成するようになっていきますので、項目のピックアップは特に重要です。 また、手作り方法にて準備する内容として次に重要なのは、帳票の作成を依頼する場合にはニーズを分析する必要が特に重要になります。 なぜなら、時系列にてデータの増減を分析する場合には詳細な時系列データが必要になりますし、店舗などで商品の購買動向を見つけ出そうとする場合には、購入時間や購入する人の世代や年齢層など色々な情報を収集する必要があります。  このように、今後分析するであろう未知の項目も追加しやすいように事前に情報を分析する必要があります。 またDIYでエクセルで表を作成する為には、できるだけ合計や平均されたような加工された情報やデータではなく、素のリアルタイムで発生した詳細なデータの方が今後のエクセルや表を作成しやすくなりますのでお勧めです。



エクセルで表の作り方の手順

作り方の手順としては、まずデータを入力を行います。 エクセルでの最小単位はセルという項目になりますのでできるだけ細かい単位でセルに入力する事をお勧めします。 例えば住所の項目を入力する場合には、住所を一つのセルに入力するのではなく、都道府県、市町村、番地、マンション名、部屋名という形でできるだけ詳細に分割を行います。 このように、エクセルで表を作成すると、データのソートつまり並び替えを簡単に行う事ができます。 また市町村の項目などのデータをフィルターつまりデータ抽出を行おうとすると、住所の項目を一つセルに入力するとデータ抽出の方法が難しくなります。 次にデータ入力をする場合には、シリアルナンバーと呼ばれる、データ重複のない連続の番号を1列のセルで指定するべきです。 これは、データの入力が現在取得しているデータだけでなく、今後の時系列にてデータが追加されるケースがあります。 このような場合に、シリアルナンバーを連番で追加して1行を追加します。 これによりデータを追加する事を対応できるようになります。 この作業を行う事によって、データの並び替えを行ったりデータ抽出などのデータ分析を行った後に最初の状態の表にする事ができます。

エクセルで表の作り方のまとめ

会社で報告書やレポートを書く際は、見やすくするという観点からもエクセルで表を作って盛り込むようにすればいいでしょう。表を作ればその表の数値を利用してグラフも作ることが出来ます。会議の提案書などでは、文章だけの書類は見にくいものです。効果的に表やグラフを入れた方が断然見やすい資料になります。また、レイアウトなどを考えてその資料を見た側が見やすいような資料を作ることが作り手には求められます。会議資料などは、自分の主張や意見を多くの人に理解してもらって承認してもらうことが必要です。承認されないと実行も出来ませんので、そういったことからもエクセルで表などを盛り込んで見やすい資料を作成することは必要なのです。また、表を作った際にパーセントなどを計算したい場合、エクセルですと1つ計算式を作ってしまえばその計算式をコピーして短時間で大量のデータが作成出来てしまいます。従って効率よく資料作成が出来ますので、効率という観点でもビジネスマンにはエクセルソフトは強い味方であると言えます。使い方も比較的簡単ですので、現代の会社員にとってはエクセルの簡単な操作方法を覚えることは必須のスキルであると言えるのです。



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