フローチャートの簡単な手作り方法や作り方・DIY・レシピ

フローチャートの簡単な手作り方法や作り方・DIY・レシピ

自分以外の人に手順や作業を教えるときに一番簡単な方法は手取り足取り教えることです。でもそれでは100人いたら100回教えなければなりません。それでは効率が悪いし、物理的に離れている人には実質的に無理な場合もあります。そこで多くの人に手順を統一してもらうには紙にまとめることです。やらなければならない理由、項目、注意点などをまとめておけば、それを配るだけで教えるのと同じ効果が得られます。しかしながら、文書で書いたものは読み手の解釈の仕方によって大きくずれる可能性もあります。そこで有効なのがフローチャートです。フローチャートは手順や作業の流れを図示したものだから文書より読むべき項目が少なくなります。また、何かを選択しなければならないことや何をすると作業が次に進むのかが一目瞭然です。進行状況もわかるようになるため自分の作業が遅れているのかも確認することができます。文章で示した場合、選択の結果で片側を選んだ場合はどうなるのか、反対側を選ぶとどうなるのかも選ぶ前からわかります。フローチャートを活用することで自分以外の人との連携がとりやすくなり、目標設定もしやすくなるので効率が向上します。間違いも減ってくるはずです。

フローチャートを作ることの楽しさ

フローチャートは手作り方法がパズルのようです。 決まった形のテキストボックスを並べたり、つなげたりして手順の流れを表現します。 文章で表現するより、簡単で視覚的で説明書になります。 自分で次の作業を決められることや、配置を工夫して決められた大きさで作成できると達成感があります。 基本的なルールは変えない方がいいですが、色や大きさなどを工夫してよりわかりやすくすることができるとだんだんと楽しくなってきます。 ワープロソフトにもフローチャート用のオプションは用意されていますし、専用ソフトもいろいろな種類が発売されています、 決まった形のテキストボックスが多数ありますからそれを選ぶだけでも時間が過ぎて行きます。 何しろ、出来上がったフローチャートで実際の作業がスムーズに実施されれば、作成者として得られる楽しさは大きいはずです。 一度作っただけで完璧と言うわけには行きませんから、都度調整をして誰もが使えるフローチャートにして行くといいでしょう。 変わったところも視覚的にわかるので、項目の増減、選択肢の増減など新旧の違いが明確です。 いちいち変更するたびに説明が必要になる面倒さと比べれば少し時間をかけてフローチャートを作成する方が効率的なメリットがあります。 "

フローチャートを作るのに用意する物

フローチャートは、日本語では流れ図とも言われます。電子計算機のプログラミングの際によく使われますが、あらゆる作業において、その効率化とマニュアル化のために利用することができます。単なる作業工程表とは違い、各工程を決められた記号で囲むことで、一目で処理の種類を確認することができます。分岐条件と分岐後の流れが分かりやすいのも良く使われる理由のひとつです。使用される記号はJIS X 0121において、情報処理用流れ図として定められていますが、国や業界によって多少の差異があります。 フローチャート作成の際に必要なものですが、パソコンを利用していて、エクセルなどのフローチャート作成に対応したソフトウェアをお持ちであれば、これを利用するのが簡便です。記号と矢印が用意されていますので、これらを配置して必要なところに文章を入力すればよく、編集も簡単です。しかしここでは手書きでの手作り方法を説明したいと思います。まず、利用目的に適した記号の表を用意します。特に決まりが無ければ先に述べたJISを使ってください。手書きの場合は下書きで詳細をつめて、決定してから清書という手順になります。下書き用の用紙を余裕を持って用意してください。 清書用には方眼紙が便利ですが、無地の紙でもかまいません。罫線付きの紙は図の線と紛らわしいので避けましょう。記号の作図にはフローチャート用のテンプレートが市販されていますので、これを利用するのが便利です。これも無ければ定規で代用することは可能です。

フローチャートの作り方の手順

フローチャートは上から下へ流れます。繰り返し、分岐後のフィードバックなどの特殊な場合を除いて、上に戻ることはありません。図が用紙の下まで行ったら、次の線を一番上まで戻して、次の行に続けるようにします。これを念頭に、下書きを書いていきましょう。 まず、スタートの記号を書きます。次に最初の作業、次の作業と順に下に向かって書いて線で結んでいきます。ここで気をつけることは、作業内容はできるだけ細分化した手順に分けること、後の編集のために空白を多めに取っておくことです。作業内容を書くときは詳しく書きます。そうすることで分岐条件が見つかることが良くあります。わかりきったことだからといって省略すると、後で大幅な修正作業が必要になることがあります。 下書きのときは分岐後の流れは別の紙に書いていくほうがいいでしょう。それぞれの紙にひとつの流れを書いていき、清書のときに分岐作業を統合していくことになります。分岐後の手順自体が大きなものなら、別図とするほうが分かりやすいことがあるので、その判断基準にもなります。 メインの流れ、分岐の流れと、すべての処理について最後まで書けたら、いよいよ清書です。方眼紙にテンプレートを使って書き込んでいくと、とても綺麗に仕上がります。清書の途中で、必要な作業や分岐に新たに気付くことがあります。省略せずに、一度下書きに戻って検討してください。途中への挿入であれば、用紙の切り貼りで対処できることがありますので、怖がらずに挑戦してください。 フローチャートは、工程ごとの手順書作りの元となります。また効率の悪いところ、必要の無い作業などの洗い出しにも有効です。少し複雑で全体が見えにくい作業に着手するとき、簡単にでもフローチャートで流れをつかみ、効率的な手順を見つけてください。

フローチャートの作り方のまとめ

フローチャートを作るにあたり、まずはルール作りです。 説明、選択、動作、結果など項目ごとに使うテキストボックスの形を変えます。 何種類かのフローチャートを作るのであれば、全てに共通のルールの方が安心です。 また、テキストボックス同士を結ぶ線も実践、破線、二重線などで条件分けするとわかりやすくなります。 次に縦書きか横書きかを決めます。 実際の作業がベルトコンベアのような流れ作業なら横書きでもいいですが、基本的には上から下に順を追ってみて行く方が日本人はわかりやすいようです。 そこまで決まったらあとは流れに合わせて各項目を並べて行きます。 項目には番号をつけましょう。 出来れば大きなくくりの番号と小さなくくりの番号、2-1のような形で分類するとその項目について説明する時や進捗を伝えるときにわかりやすくなります。 見やすいフローチャートにするには項目に繋がる線をなるべく少なくすることです。 選択の場合は、その選択肢の分だけ必要になりますが、それ以外の項目は多くて3本以内にすべきです。 通常、入ってくる線と出て行く線の2本だと思いますが、やむを得ず使う場合にも、あと1本が限界です。 これを守れないとごちゃごちゃした状態になり、文書よりも見にくくなります。 水が流れるようにシンプルなフローチャートが理想型です。

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