組織図の簡単な手作り方法や作り方・DIY・レシピ

組織図の簡単な手作り方法や作り方・DIY・レシピ

組織図をつくることは会社の経営計画を作るうえで最も重要です。例え社員が数人しかいない会社だとしても組織図を作ることは重要です。なぜなら、作ることによって会社の中での書く部門の目標などがわかるし、小さな会社であっても誰が誰のサポートをするべきなのかが見えてくるためです。組織図を作るということは、会社の中の各部門の名称を書き出して線でつなげばよいわけではありません。会社のそれぞれの部門や個人にどのような権限が与えられており、どのような責任を負う必要があるのかを明らかにすることこそ組織図を作ることの目的です。それはその部門やその個人は組織の中で何を達成するのか、例えば商品を開発することだったり財務管理をすることだったりといったことです。そして与えられる権限と言うのは、職務を行うのにどれくらいの予算の裁量権を持つか、どれだけの人間を動かすことができるかと言うことです。その会社の社長は予算面でも人間の面でも両方の権限を持つトップであり、社長がどんな人にその責任と権限を与えるかを示すのが組織図の役割でもあります。小さな会社では1人で多くの部門の仕事をこなす必要も出てきます。だからこそ組織図の中に個人の社員の権限と責任の範囲を示すことが大切なのです。

組織図を作ることの楽しさ

組織図というのはその部門の地位の上下を示すものではなく、会社を経営するうえでの意思決定をする際の責任の所在と明らかにするものです。そのため作り方でどこの部門を上にするか下にするかと言うことはさほど重要ではなく、組織図の変更ばかり繰り返すことはけしていいことではありません。会社だけでなくあらゆる団体に組織図は存在します。会社ならば社長を頂点にその下に次々と部門を書き足していくことになりますが、例えば学校でも校長先生を頂点に副校長や学年主任、担任といったくくりが必要になります。その組織の命令系統がどのような形になっているかを一目で簡単に判断できるように作るのが組織の手作り方法の基本です。 組織図は単にどんな組織があるのかを把握するためだけでなく、その組織の基本となる活動や業務全体を把握するために作るものなので、見方によってはその会社の経営情報が豊富なものであり、現状と将来を表すものでもあります。組織図とは単なる組織の羅列ではなくて、このような重要な意味を持つものだという認識を持って作る必要があります。そして組織図作りの作業を効率的に便利にしてくれるのが表計算ソフトのエクセルを使用した作り方です。

組織図を作るのに用意する物

組織図と聞くと大企業のピラミッド型を連想しますが、実は身近な所で組織図は存在し役に立っています。 例えば子供の野球チーム保護者係員の組織図、地域ボランティアチームの組織図等、複数人が所属するグループならどこでも組織図は活用できるのです。 作る際に用意するものは、グループに所属する人の名前(フルネーム)と肩書き、場合によって連絡先。白紙(A4サイズが妥当)とボールペン、定規。 同じ内容をパソコン入力すれば、データ保存して次年度も流用出来るので便利です。 連絡網とは異なる事を念頭に作成します。 組織図は、あくまでもグループの代表や役員、肩書を明記する物です。 利用方法としては、新規加入者に手渡して、グループの大まかな作り(組織内容)を説明する時等に利用します。 一目瞭然で分かり易い組織図があると、人の繋がりが理解し易く、そのグループでの自分の立ち位置を把握する事が簡単になります。 例えば全国に会員を持つ趣味のサークルの組織図を作成する際は、事前に会員の名前確認。 各地域(エリア)の代表者に連絡を取り、協力を仰ぐ事も必要です。 代表がどこのエリアに存在し、幾つの傘下に分かれているか、改めて把握する事が大切です



組織図の作り方の手順

組織図の手作り方法は、1人ではなかなか骨の折れる作業です。 代表者が作成すれば一番手っ取り早いのですが、最終的に各傘下の代表者に確認が必要になるからです。人脈作りから始めるのがベストと言えます。 大企業の組織図の様に、ピラミッド型になるのが通例です。 代表者を筆頭に、仕事の内容(責任者)によってカテゴリーを作り、グループ分けしていきます。 人数が少なければコンパクトに収まりますが、規模が大きなグループになると複雑化して裾広がりになります。 ポイントは、何か問題が起きた時、恒例行事の時等に、自分がどこの部署に所属しているかが誰にでも分かるように作る事です。 地域の自治会等では、自治会長が居て、エリアごとに1区から9区まであり、それぞれに区長が存在する、という内容を絵図で表すのです。 ラフな書き方でも問題ありませんが、見た目の美しさを考慮して、定規を使用して機械的に仕上げる方が見やすくなります。 完成後直ぐに配るのではなく、代表者及び各カテゴリーの責任者に間違いがないか、何人もの目で確認する事がトラブルを未然に防ぐ要領です。 人間界の各方面に存在する組織図は、時に良好な人間関係形成に一役買うのです。 お互いの理解を深め合う一歩にもなります。

組織図の作り方のまとめ

組織図はSmartArtの階層構造から作ります。まず挿入タブからSmartArtをクリックすると沢山のサンプルが表示されます。サンプルのひとつをクリックするとイメージが拡大されるので、最も適したものをサンプルの中から選びます。氏名や役職名つきのもの、アーチ型のもの、円形画像のもの、名札形式のもの、階層関係を上から下に階層ごとにグループ分けできるラベルつきのもの、組織内の横方向の階層構造の情報と上下関係を示すのに便利な水平方向のものなど、様々なタイプの中から選ぶことが出来ます。SmartArtを挿入するとリボンの部分にスマートツールが表示されるので、色やレイアウトなどを様々に変更することが出来ます。図形を追加したり変更したりしてレイアウトを調整します。ツールの書式タブの図形のスタイルで線の色やスタイルなどを変更することもできるし、図形のスタイルのサンプルから選ぶこともできます。線の色や太さなどを変えて体裁を整えたりスタイルそのものを全く違うものに変更するのもエクセルなら簡単にすることができるので、組織図作りの作業にかかる手間や時間が大幅に軽減され、迅速な作業が実現するのが大きな魅力です。



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