シフト表エクセルの簡単な手作り方法や作り方・DIY・レシピ

シフト表エクセルの簡単な手作り方法や作り方・DIY・レシピ

店舗などを運営する場合どうしても開店から閉店までの時間すべてを拘束してしまうと労働基準法の規定する時間を越えてしまうことがあります。そのため多くの店舗がシフト制の勤怠体制を取っています。シフト制には様々なメリットがあり、様々な目的のもとでシフト制を導入しています。まず、店舗の回転から閉店までを円滑に進めることができるという点です。常に従業員が存在していることは当然ですが、忙しい時間などは人数を余分に確保できるなど融通が利きます。それにより通常であれば滞りがちな業務をスムーズに行うことができます。また、シフト表を作成することにより誰がどのタイミングで出勤しているかなどが一目でわかるため、対外的なやり取りにも苦労しません。このようにシフト制を取り入れる目的としては店舗や業種によって様々ですが、業務上の融通を利かせ、円滑に店舗を運営する上で欠かせない存在だといえます。最近ではエクセルを利用して作成することが多く、編集が自由という点と労働時間が数式によりすぐにわかること。さらにインターネットを通じて誰でもどこでも閲覧できるなどエクセルによって作成されたシフト表は非常に便利で有効です。紙ベースに比べてエコであるという点も非常に大きな意味を持ちます。

シフト表エクセルを作ることの楽しさ

実際にシフト表を作成する人物はだいたいが店舗責任者かベテランの従業員ですスタッフの能力を客観的に把握し、店舗に必要なタイミングで人員を確保したり、調節することはある程度の経験と知識が必要です。それだけではなく、シフト制には固定労働と違い労働基準法に違反してしまうおそれもあります。フレックスタイム等を導入している場合には余計に気をつけなければなりません。そういった意味で知識も必要となります。 しかしシフト作成というのは様々な楽しさも持ち合わせています。シフト作成者は当然ですが従業員の出勤時間や自分の休みを自由にコントロールすることができます。そのため店舗の中では一定の権力をもつことができます。また、従業員のモチベーションをあげるために連休を確保したり、フレックスによる短観労働なども自由に作成することができます。 また、労働によるコミュニケーションは必要不可欠ですがシフト作成者は無意識でもコミュニケーション取ることがかのうなのです。 シフト表を作るだけでそれほど大きなメリットがあるとは感じられないひとも少なくないとは思いますが事実、経験すれば様々なメリットに気づくと思います。 シフト表の手作り方法は作成者によって異なりますが比較的簡単に作ることができますし、何より形式を自由に変更できるメリットがあります。

シフト表エクセルを作るのに用意する物

シフト表はシフト勤務を行うさいに従業員の出勤状態をあらわす表のことです。シフト勤務は、勤務時間が固定されないというもので、多くは日ごとまたは一定時間ごとに複数の勤務時間が設けられるというものです。シフト勤務のメリットは、従業員が比較的、短時間で働けることであり、時間ごとの場合にはアルバイトやパートなどに使われます。しかし、シフト勤務にした場合には従業員が毎日出勤するわけではないので、誰がいつ出勤してくるかを把握する必要があります。そのために作られるのがシフト表になります。シフト表の仕組みとしては、時間割表と同じで、一番上のマスに曜日を書き込み端に勤務者の名前を書き込みます。日ごとの出勤であれば、曜日ごとに出勤する日に印を着けるなどして判別します。 シフト表は手作り方法でも簡単に作ることができ、紙と筆記具があれば作れますが、数が多くなってくると勤務管理も兼ねたソフトウェアを利用するのが一般的です。またパソコンで作る場合にはエクセルなどの表計算ソフトを使うのが一般的です。表計算ソフトは、用意されたマスに情報を書き込んでいくため、シフト表を作るのに適しており、またテンプレートを作っておけば内容が変わっても、すぐに書き換えることができます。

シフト表エクセルの作り方の手順

シフト表をエクセルで作る場合には、まずはエクセルの基本的な使い方を理解しておく必要があります。シフト表はそれほど複雑な仕組みではないのでエクセルの基礎的な知識で作ることができます。基本的には曜日などの勤務時間の縦のマスを作り、ついで勤務者の横のマスを用意します。これらをマスの書式設定を使って罫線で囲むことで完成です。ただし、このさいに印刷する状態を確認しながら行う必要があります。 なお、シフト表にもいくつかの仕組みがあり、勤務時間が細かく分かれている場合にはそれぞれ書き方を工夫しなければいけません。基本的なシフト表としては、日ごとによるもので曜日を書き込み、出勤時のマークによってその勤務時間を判別するものがあります。例えば丸印であれば、通常勤務、三角であれば早番、逆三角であれば遅番といったものです。また印ではなくその旨を書き込むという方法もあります。このさいに出勤者の順番は管理者から書いていくのが一般的です。またシフト勤務は変わっていく可能性があるため、曜日と勤務者の名前だけを書いておき、実際のシフトは後日に手書きで書くようにすれば、シフト表の変更も用意に行うことができるメリットがあります。

シフト表エクセルの作り方のまとめ

ではエクセルを利用してシフトを簡単に作成する方法ですが、一つのセルを一日と見立てて記号を打っていくのが一般的です。たとえばAと記入されていれば9時から6時など事前に時間を割り当て、その人の列と日にちの行を見れば何日に何時から何時というのが一目瞭然となります。さらに、一ヶ月の日程を罫線で枠組みし、その外に数式によって、出勤日数が表示されるようにしておけば誤って記入することもありません。フレックスタイムの場合はどの記号が何時間労働かを表示させ、その労働時間を合計数として表示させれば労働時間も一発で分かるようになります。 場合により色分けするのも効果的です。例えば公休と有給、公休と希望休などを色分けして表示しておけばまんがいちの欠員の時には誰を移動させることが可能なのかを見分けることができます。 シフト表は作るひとによって様々な個性を出すことができます。エクセルで作成したシフト表は数式などをそのままにしておけば作成者が変更された場合にでもすぐに同じようなシフト表を作成することができますし、新しい作成者が作りやすいように色や数式を変更することも容易にできます。このようにエクセルでシフト表を作成する場合は様々なメリットがあり、全体的な業務をスムーズに行うことにも一役かえるのです。

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