引継書の簡単な手作り方法や作り方・DIY・レシピ

引継書の簡単な手作り方法や作り方・DIY・レシピ

会社に勤めていると人事異動はつきものです。人事異動の際には、次の担当者のために業務の引継書を作ることが必須です。多くの企業でも上司から引継書の作成を指示される場合が多いです。上司と言えども、部下全員の細かい業務の1つ1つまで把握している訳ではないので、担当者間できちんと業務の引き継ぎを行うように指示するのは当然のことなのです。ただし、上司にもその引継書を提出しておくことも必要です。上司は、きちんとした引継書を前任者が後任の担当者に渡しているかを管理しなければなりません。簡易な内容に終始していたり、業務内容の詳細がきちんと書かれていないような書面ですと、上司は修正をするように指示します。いい加減な書面ですと、新任の担当者になった後で業務上のトラブルが発生するといった事態になりかねないからです。場合によっては移動した社員に連絡を取って、そのトラブル発生時に処理方法を聞いたりしなければいけない事態になります。従ってそういった事態を避けるためにも、引継書面の内容は簡単なものでなく、なるべく詳しく記載された書面にしておく必要があるのです。また、上司は書面とともに新担当者へ口頭で引継ぎをする時間をとっているかも確認しておく必要があります。

引継書を作ることの楽しさ

引継書面の手作り方法は、エクセルでも構いませんし、手書きでも構いません。大事なことは分かりやすくて詳しい書面にすることを頭において作成することです。引継書面を作ることによって、新担当者が、業務が円滑に行えるというメリットがあります。例えば機械を操作して業務を行う場合、その手順書があれば毎回その書面を見るだけで作業が出来ます。しかしこれがない場合、順序を間違えて大変な事態を招く危険性もあるのです。従って業務的に会社の中でも重要な位置を占める業務については、新担当者も完全に理解出来るまで前担当者に不明点を聞くようにしなければなりません。この際に遠慮して分からない状態でも聞き返さず、放置しておくと後になって困った事態になることがありますので注意が必要です。サラリーマンの場合ですと、引継書面を作ることによって人への教え方を学ぶというメリットがあります。自分の業務をどうすればわかりやすく後任の担当者に伝えようかと考えて書面を作成しているうちに、そういうことを考える知識もついてきます。こういったことは会社の他の部署で生きたりします。従って人事異動によってジョブローテーションすることは、会社にとって必要なことなのです。

引継書を作るのに用意する物

仕事を退職するにしても、転勤などで今の職場を離れるにしても、これまでやってきた仕事の業務を継続的に行うためにも引継書を残すことが必要になります。とくに退職する場合には残務整理と引継書をしっかりと作ることが重要で、この部分がしっかりしていないと残された側に多大な迷惑をかけるだけでなく、時には退職後にまで何度も問い合わせを受けることになりかねません。退職することが決まったらまずはスケジュールを立て、今もっている仕事をいつまでに仕上げ、資料整理にはどれくらいかかり、後任者と一緒に仕事できる期間を考えます。そして引き気継ぐ側の事もしっかりと考え、少なくとも3日前くらいまでには残務整理と引継が完了するようなスケジュールにしておきます。あまり直前まで引継書の提出を延ばしてしまうと、突発的にトラブルが生じたときに、最後まできちんと仕事の引継が出来なくなる可能性もあります。引き継ぎ事項は言葉だけでなく必ず文書として残すことで、自分が退職したあとも後任者にとってはマニュアルの役目をしてくれます。そしていくら完ぺきな引継書を作ったとしても、実際に仕事をしないとわからないことは多いので、後任者と一緒に仕事をできる機会を作ってもらうことが大切です。

引継書の作り方の手順

そして問題は解決してから引継ぎ、そのことをきちんと上司にも報告することは絶対に必要です。自分はいなくなるのだからと問題点もそのまま丸投げにするのではなく、できるところまでは問題を解決し、引き継ぐ人の負担を軽くするように努めます。実際の引継書の書式などは、簡単な手作り方法などを紹介したサイトから手にいれることができます。しかし形式的な書式に収められた内容だけでは、受け取った側がスムーズに仕事を継承できないことも少なくありません。引継書のテンプレートはあくまでも基本的なことだけで、仕事を引き継ぐ側にとって大切になるのは、実務に関する様々なことをまとめたノートの方です。そして、業務を引き継ぐ後任者は、多くの場合同僚のうちの誰かになり、今自分が抱えている仕事をしつつ引継ぎを受けなければなりません。そのため引き継ぎ作業は後任者のことを考慮して進めていく必要があります。なるべく早めにお互いのスケジュールの調整を行い、後任者の時間の都合にあわせる事が大切です。そして引継ぎ作業が完了したら、上司にも完了したことを報告します。このときにその具体的な引継ぎ内容までしっかりと報告し、上司の理解を得ておくことがポイントです。

引継書の作り方のまとめ

会社での人事異動の際、引継書によって前担当者から後任の担当者に仕事が引き継がれます。当然2人の担当者は顔を合わせて引き継ぎを行うのですが、この際に書面を作っておくことが必須になります。前担当者が3年くらいにわたって行っていたような場合、その業務を新担当者がすぐにマスターできるものではありません。従って前担当者が一定の期間そばについて業務の引き継ぎを行えれば理想的なのですが、会社の事情によって急きょの異動となったような場合、こういった理想的な形をとれないことが多いです。従って尚更書面をきちんと作成して引き継ぎを行うことが重要になるのです。引継書面はエクセルソフトを使ってグラフや表を盛り込んで作っておいてもいいですし、手書きでも構わないでしょう。大事なことは後任者が業務内容を理解できるようにしておくことです。また、引継書は上司も目を通しておくことが必要です。上司は新旧の担当者間で細かい業務内容まできちんと引き継ぎがされているかについて把握しておく必要があるのです。引き継ぎがスムーズに行われれば会社の業務は円滑に行われます。前任者が異動後に電話などで業務内容を聞くなどといったことは避けたいものです。

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